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学籍管理注意事项及工作安排
 
    一、学籍及档案管理方面
    学生通过全国成人高考,经我院录取即取得正式学籍。学生的学籍档案由《学籍卡》、《毕业生鉴定表》、毕业论文以及成绩证明书构成。
    1、学籍卡事宜:新生到函授站及办学点报到时,须认真填写二份《学生学籍卡》。各函授站在每个年级新生入学的第一个学期里将各录取院校、各层次、各专业的学生同新生名单核对清楚之后,收集整理《学籍卡》。跟班进修生必须填写《进修生登记表》,待其次年取得学籍之后再填写《学籍卡》。
    2、毕业事宜:毕业生需按照录取院校填写不同版本的《毕业生鉴定表》,各函授站在规定时间之内对《毕业生鉴定表》签署函授站班主任意见之后将毕业生鉴定表按照录取院校邮寄回学生管理科(江舟老师)、对外合作部(袁玉海老师)处。
    《毕业生信息核对表》是为学生制作毕业证书的重要信息依据,函授站应加以重视,督促毕业生本人进行毕业信息核对,督促学生本人在毕业信息核对表上面签字认可。如有姓名和身份证号变更,需提供户籍所在地公安机关的相关户籍变更证明,否则,毕业证书不予办理。
    函授站需在规定时间内组织学生配合新华社摄像师进行信息采集,学生在填写采集卡的时候,一定保证身份证号码和《毕业生信息核对表》的一致。
    关于学生档案管理的一些具体规定和时间要求见《关于学生档案管理的通知》。
    2009届(2006级)春季毕业生事宜:我们已经陆续收到各函授站《毕业生信息核对表》和《毕业生鉴定表》,五月份将进入毕业生审核和数据录入工作。请未交相关资料的函授站于5月15日前将《毕业生信息核对表》和《毕业生鉴定表》整理清点后邮寄回学生科。目前各函授站陆续收到新华社寄回的照片和光盘,函授站先将照片按照班级、专业、录取院校整理清楚后连同光盘一同寄回(进修生的照片请函授站妥善保存,留待下年度使用)。
    2008年夏季面授期间将进行2007级学生信息采集,请各函授站做好准备。
    3、学籍变动事宜:凡学生有学籍变动比如专业变动、函授地点变动等等都须认真填写《学籍变动备案表》,并及时将信息反馈回学生科做调整,学生科做完调整才能及时将变动信息传递给校财务处。请函授站注意:以函授、夜大类别录取的学生不得转为脱产形式就读;本科专业学生不得转专业;非英语专业不得转英语专业。从2006级开始,学生录取为何种形式(夜大、函授、脱产),只能获得何种形式的毕业证书。
    二、成绩管理方面
    每学期考试完后,请在一周内将试卷或成绩单(包括试卷)寄回教务科,一月后学生查询成绩可拨打16888677,有疑问可致电或发传真到学生科核查。每学期成绩问题尽量在当学期解决,避免拖到毕业前再来核查。
    函授站如果在每学期学生科发放的《成绩统计表》上发现有已经上课但未有成绩登载的情况,这说明学生学籍有异动,请尽快与学生科联系,告知是否是新加入进修生或其他情况,以便完善学籍管理和成绩系统的登记。
    补考成绩方面,请各函授站严格按照教务科安排的要求进行补考并及时将补考成绩报送教务科,以便及时、全面地登分以及反馈成绩及成绩资料存档。
    三、新系统介绍
    自2008级新生起,我院引进较为成熟的教学信息管理系统网络版,这套网络版的教学信息管理系统采用更新的数据库管理技术,其开发思路基于更高思考角度的涵盖成教各管理职能部门管理职责,其启用之后将最大限度地实现各类数据的共享以及提高工作效率。
    在学籍管理方面,新系统主要做到以下工作:
    1)根据招办提供的新生数据进行往届进修生的核对。以往核对往届进修生的工作费时费力,采用新系统之后,每次新生数据导入之后即可根据录取新生的姓名、身份证号等属性和往届进修生进行核对,往届进修生本年录取情况一目了然。
    2)根据招办提供的新生数据进行初次分班并赋予学号,在此基础上,在班级管理里完成任何一个学籍变动,正是因为网络版具有单机版本不具有的多任务、多功能实时并行以及数据实时共享,每一个学籍变动之后在成绩管理、学费管理、公共查询等功能模块将会得到最新的学籍变动情况,而不用做出相应的变动。
    3)新系统在成绩登载和管理方面做到:每个学期的授课教师凭借从系统分配的账号和密码在家中或者任何可登录网页的地方登录本系统,挑选自己授课的班级学生名单,并进行登分。相应的,负责成绩管理的岗位人员仅仅进行成绩的复核和监督。
 
    为了方便联系以及传输各类资料,已经有一些函授站比如楚雄、弥渡、凤庆等函授站都先后申请了邮箱地址,这对于信息传递显得非常有效和及时,建议更多的函授站采用这种方式和我们进行学籍数据的交流,学生管理科邮件地址是: jiangzhou_1@126.com,争取上半年建立QQ群,建议更多函授站尽快加入。
   日期:2008年05月28日;  文章点击数:
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